Автоматизация учета в компании: особенности внедрения системы
В сегодняшнем мире автоматизация учета на предприятии, благодаря програмным продуктам, пользуется спросом в организациях разных масштабов - от малого бизнеса до крупных корпораций. Поэтому сейчас происходит активное внедрение автоматизированных информационных систем в системы управления компаний. Ниже поясним, какие шаги необходимо произвести при внедрении автоматизации учета в организациях, а также рассмотрим возможные проблемы, с которыми могут столкнуться компании на данном этапе.
Автоматизация учета в компании включает в себя оптимизацию рабочих процессов и освобождение специалистов от выполнения рутинных задач. Один из главных видов учета на предприятии – автоматизированный учет, который позволяет минимизировать ошибки и повышает достоверность информации о деятельности предприятия. Для автоматизации финансового учета необходимо проработать все этапы этой процедуры и возможные риски. Финансовый учет представляет собой систему сбора информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление и регистрацию финансово-хозяйственной деятельности, а также составление финансовой отчетности. Он охватывает значительную часть всей системы бухгалтерского учета в компании. Автоматизация финансового учета является основой эффективного управления предприятием.
Управленческий учет предназначен для сбора информации, необходимой руководителям на всех уровнях. В этой системе учета используются плановая, нормативная, прогнозная и аналитическая информация, которую объединяют по видам затрат, местам их возникновения и носителям.
Налоговый учет нужен для сбора информации, которая позволяет поддерживать актуальность учетных данных по налогам и сборам. Для этого используются самостоятельные расчеты и корректировки, связанные с данными, полученными в бухгалтерском учете. Однако автоматизация налогового учета может вызывать трудности, в том числе технические, поскольку бухгалтерский и налоговый учет могут различаться в оценке активов и операций.
Бухгалтерский учет является основным инструментом отражения финансово-хозяйственной деятельности компании, состояния ее имущества и источников его формирования. Каждое финансовое событие заполняется документально (бумажным первичным документом или машинным носителем информации), имеющим юридическую силу. Автоматизация бухгалтерского учета позволяет перевести часть процессов с человека на компьютер.
Современная система автоматизации принесет множество плюсов в бухгалтерском учете:
- Качество информации: информационные технологии способны существенно сократить количество ошибок в процессе бухучета.
- Повышение оперативности, своевременности и актуальности учетных данных.
Одним из эффективных способов повысить прибыль и сократить затраты бизнеса является автоматизация бизнес-процессов. Экономия временных и трудовых затрат является важной составляющей в этом процессе. Информационные технологии существенно сокращают время обработки первичных документов и упрощают формирование отчетности.
Более того, автоматизация бизнес-процессов может усилить контрольную функцию компании по финансово-хозяйственной деятельности. Тем не менее, передача задач бухгалтерского учета в информационные системы не означает, что задача учета является не востребованной. Бухгалтер должен принимать решения о способах отражения операций и проводить аналитические процедуры.
Оперативный учет помогает регистрировать и подсчитывать отдельные виды финансово-хозяйственной деятельности, которые важны в повседневной работе предприятия. Такой вид учета необходим управленческому персоналу для принятия соответствующих решений.
Уникальные возможности CRM-систем для управления взаимоотношениями с клиентами и автоматизации бизнес-процессов компании уже давно стали неотъемлемой частью ведения бизнеса. В последнее время все больше компаний отдают предпочтение внедрению CRM-систем, чтобы повысить эффективность управления бизнесом. Ведь они помогают не только в продажах, но и в диалоге с клиентом, что в конечном итоге приводит к росту продаж и повышению лояльности покупателей.
Однако все CRM-системы различаются. Некоторые фокусируются исключительно на продажах, а другие предлагают более широкий функционал для сферы услуг, работы с сотрудниками и даже обеспечения работы некоммерческих организаций. Каждый руководитель решает, для каких целей использовать систему, будь то автоматизация бизнес-процессов или полный функционал вместе со складом и логистикой.
Кроме того, существует еще один вид автоматизации - автоматизация логистики, которая включает в себя совокупность программного обеспечения и автоматизированного оборудования для повышения эффективности логистических операций. Автоматизация логистики помогает снизить ошибки сотрудников и повысить уровень сервиса. Автоматизированная компьютерная система позволяет учесть множество параметров, включая сроки годности продукции и другие важные факторы.
Таким образом, внедрение CRM-систем и автоматизированных компьютерных систем логистики является важным шагом в развитии бизнеса, который помогает повысить эффективность управления компанией и улучшить взаимоотношения с клиентами.
Внедрение автоматизации учета на предприятии является важным шагом в улучшении финансовых процессов. Однако, чтобы этот переход был успешным и эффективным, необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, которые можно разделить на несколько этапов.
Первый этап - диагностика, в рамках которой необходимо проанализировать уже имеющуюся на предприятии систему бухучета и выявить возможности для ее оптимизации. Также будут очерчены масштабы автоматизации, включающие в себя объемы документации и порядок их перевода в систему. В больших организациях необходимо проанализировать каждый раздел бухгалтерского учета и решить, в каком порядке их следует автоматизировать. В маленьких компаниях, где работает один или два бухгалтера, автоматизацию можно проводить сразу в полном объеме.
На втором этапе необходимо разработать стратегию, которая заключается в письменной фиксации перечня всех документов и регистров, которые должен выдать автоматизированный бухгалтерский учет. Здесь также выявляются основные цели и задачи компании.
Третий этап - подбор системы автоматизации, который должен быть сделан после проведения предварительного анализа. Ошибиться с выбором системы можно, если производить выбор до окончания подготовительных этапов. На этом этапе необходимо выбрать программу, которая наиболее подходит для решения задач компании и обладает необходимым функционалом.
Таким образом, внедрение автоматизации учета на предприятии требует тщательной подготовки и последовательного выполнения всех этапов, начиная от диагностики и заканчивая подбором системы автоматизации. Комплексная автоматизация бизнеса обеспечит успешное и эффективное управление финансовыми процессами в организации.
Автоматизация бизнеса является важным процессом, который может значительно упростить учет в организации. Однако, для успешной автоматизации учета, необходимо обращаться в компанию, имеющую опыт и положительную репутацию в этой сфере.
Переход на работу в системе происходит постепенно, и занимает определенное время. Поэтому после внедрения и настройки программы, сотрудники компании должны быть обучены работе в ней. Часто процесс внедрения автоматизации вызывает недовольство работников, поэтому иногда целесообразно переводить работу в программу постепенно, чтобы сотрудники оценили удобство работы с помощью современного ПО.
При выборе программы автоматизации необходимо учитывать, что не существует универсального решения для всех пользователей. Для грамотного выбора системы необходимо изучить рынок программ автоматизации и выбрать оптимальную. Так как это задача не из простых, лучше обратиться к профессионалам – экспертам в области автоматизации. Это поможет сэкономить время и средства, и получить преимущества от автоматизации бизнеса.
Как избежать ошибок при автоматизации учета на предприятии
Внедрение системы автоматизированного учета на предприятии требует учета нескольких факторов. Грамотный подход - залог успешного решения этой задачи. Эксперты компании «КСК ГРУПП» имеют значительный опыт подбора и внедрения CRM-систем, учитывая специфику бизнес-процессов и направления деятельности организаций.
Компания работает с экспертами по информационным технологиям, построению коммуникационных систем, системам информационной безопасности, мобильным приложениям для бизнеса.
Эксперты аудиторско-консалтинговой группы «КСК ГРУПП» занимаются выстраиванием коммуникации и электронного документооборота на предприятии, соблюдением техники безопасности и снижением рисков. Автоматизация учета позволяет ускорить согласование документов, улучшить платежную дисциплину и оптимизировать дебиторскую задолженность. Благодаря хорошей информационной системе можно сократить время согласования в два раза.
«КСК ГРУПП» достигает эффективной работы системы, которая не только обеспечивает безопасность, но и повышает прибыльность предприятия. URL: https://kskgroup.ru/.
Внедрение системы IT-безопасности помогло компании-поставщику оборудования для промышленной электроники, которая столкнулась со стагнацией на фоне процветания конкурентов. Владелец компании и его команда несколько раз меняли стратегию, пытаясь решить проблему, которая казалась неразрешимой. Однако после того, как основатель компании обратился к специалистам «КСК ГРУПП», все изменилось.
Специалисты «КСК ГРУПП» внедрили систему IT-безопасности, которая помогла раскрыть мошенническую схему одного из топ-менеджеров компании. Эксперты провели переговоры с мошенником, который отказывался покинуть компанию, и в результате приняли решение о его уходе. Более того, мошенник вернул компании зарплату и бонусы за последний год.
После проведенной работы ежемесячная прибыль клиента аудиторско-консалтинговой группы выросла на 2 млн рублей в год. Не стоит забывать, что компания «КСК ГРУПП» за годы своей работы внедрила более 900 решений и разработала свыше десятка типовых кейсов для различных видов бизнеса.
Информация об ООО «КСК» и ООО «КСК АУДИТ»: ИНН компании «КСК» - 7725685410, ОГРН - 1107746010052. ИНН компании «КСК АУДИТ» - 7725546209, ОГРН - 1057747830337. Более подробную информацию можно получить на сайте: https://kskgroup.ru/.
Фото: freepik.com