Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Что представляет собой чек-лист и как он работает

Контрольный список, известный как чек-лист, является данностью, которая уже не нова для многих людей, так как с ним они сталкивались как на работе, так и в быту. Чек-лист - это перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Обычный список покупок также подходит под это определение, но нас интересует система чек-листов в производственной сфере.

Производственная сфера - это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А невыполнение техники безопасности даже может стоить кому-то здоровье и жизнь. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Однако держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны. Тогда на помощь приходят контрольные списки.

Тогда на что нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

1. Не упустить из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
2. Повысить качество выполнения работ. Чек-лист содержит четкие критерии эффективности по каждому пункту.
3. Избежать повторения ошибок. Постоянно пересматривая применение чек-листов, руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список помогает избежать аналогичных ошибок в будущем.
4. Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.
5. Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники могут трудно отвыкнуть от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.
6. Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.
7. Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на более важных задачах, например на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут быть использованы для планирования действий или документирования работы. Таким образом, они помогают организовывать работу и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов в производственной сфере очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно стандартизировать и упорядочить.

На заметку

Использование чек-листа просто и очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если в списке есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все правильно, руководитель подтверждает результаты работы и фиксирует их в системе учета.

Разработка чек-листа является обязанностью руководителей подразделений и уполномоченных лиц, ответственных за рабочие процессы на производстве. Чек-листы также контролируют выполнение пунктов списка. Составление этого инструмента контроля на трудоемкое и сложное занятие. Однако, если следовать правилам и алгоритму, можно создать действительно эффективный чек-лист. При этом, нередко руководители допускают ошибки, которые вместо решения проблем создают их.

Алгоритм, который нужно использовать при написании чек-листа, включает в себя несколько этапов:

1. Разделение задач на этапы. Это поможет создать каркас списка. Например, руководитель департамента охраны труда и техники безопасности может разделить контрольный список на такие разделы, как "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочие процессы", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.
2. Детализация каждого раздела. Его можно разбить на отдельные подразделы. Например, в разделе "Электробезопасность" могут быть такие подразделы, как "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "Для работы с электроинструментом допускается только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами", и т.д.
3. Предвидение ошибок, которые могут быть допущены исполнителями на каждом этапе, и ввод соответствующих напоминаний в список.
4. Протестирование списка на практике.
5. Необходимость внести исправления и дополнения, если таковые требуются.

Во время создания чек-листа следует учитывать несколько простых советов:

• Не создавайте слишком длинные списки. В идеале в списке должно быть не больше 20 пунктов, а лучше всего шесть - восемь. Если задача слишком объемная, ее следует разбить на несколько этапов, и для каждого сделать свой чек-лист.
• Применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для правок, если вдруг потребуется внести изменения и дополнения.

Простейший чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы на производстве используются повсеместно. Однако, для упрощения и ускорения работы самих чек-листов, лучше всего использовать специальные приложения-конструкторы, которые помогут автоматизировать этот процесс с помощью мобильных устройств.

Фото: freepik.com